In der neuesten Fassung der Grundsätze für die Durchführung der guten fachlichen Praxis im Pflanzenschutz vom 30. März 2010 wurde die „zeitnahe“ Aufzeichnung des Pflanzenschutzmitteleinsatzes konkretisiert.
Eine nachvollziehbare Aufzeichnung mit Name des Anwenders, der Anwendungsfläche, des Anwendungsdatums, der verwendeten Pflanzenschutzmittel, der Aufwandmenge und des Anwendungsgebietes muss demnach möglichst bald nach der Anwendung erfolgen, im Regelfall spätestens vier Wochen nach der Anwendung. Es kann auch Fälle geben, in denen acht Wochen akzeptabel sind, zum Beispiel wenn die Anwendung durch einen Lohnunternehmer vorgenommen wurde, der die Aufzeichnung über die geleisteten Tätigkeiten erst zu einem späteren Zeitpunkt übermittelt.
Die Aufzeichnungen können auch für Bewirtschaftungseinheiten mit gleichen Kulturen und Anwendungsmaßnahmen zusammengefasst werden.
Die Aufzeichnungen sollen gewährleisten, dass die Anwendungen von Pflanzenschutzmitteln nachvollziehbar sind. Sie müssen vom Betriebsleiter für Kontrollen der Fachbehörden bereitgehalten werden und sind nach den Vorgaben des Pflanzenschutzgesetztes mindestens zwei Jahre aufzubewahren.  Manfred Menz, HBV