Corona stellt Arbeitsabläufe auf Prüfstand
Wie die Landwirtschaftsämter die Krise bewältigen
Die Ämter für Landwirtschaft in Hessen haben ihre Arbeitsweise Anfang vergangener Woche von jetzt auf gleich völlig umstrukturieren müssen, wie eine telefonische Abfrage durch das LW ergab. Die Entgegennahme und Bearbeitung der Gemeinsamen Agraranträge, beginnend mit den Informationsveranstaltungen, wurde abrupt von den Corona-bedingten Einschränkungen getroffen.
Foto: Dietz
Landwirte binnen Stunden über Ausfall informiert
Per E-Mail wurden die Kunden angeschrieben, zusätzlich wurden sie über WhatsApp aufgeklärt mit der Bitte, diese Nachricht zügig auch an solche Berufskollegen weiterzugeben, die über diese modernen und schnellen Kommunikationswege möglicherweise nicht erreichbar sind.
Der nächste Arbeitsschritt lag darin, die Informationen zu den Anträgen, soweit die Informationsveranstaltungen nicht mehr stattfinden konnten, zügig und ausführlich den Antragstellern zukommen zu lassen. Das lässt sich landesweit erkennbar gut per E-Mail und Telefon erledigen, muss aber hinter den Kulissen organisiert werden.
Die Verwaltung arbeitet hier durchweg hochmotiviert. Jedem Mitarbeiter ist klar, dass die sach- und termingerechte und zugleich fehlerfreie Abwicklung der Anträge trotz aller Einschränkungen der Arbeit in den Büros für die Landwirte von außerordentlicher Bedeutung ist.
Jedes Landratsamt organisiert Corona anders
Durch die Bank betonten die Amtsleiter, dass die Antragsteller sich bei technischen Problemen in der Bearbeitung gerne auch telefonisch mit der Verwaltung in Verbindung setzen können. Das Angebot besteht, per Telefon oder per E-Mail das jeweilige Problem zu lösen. Die Mitarbeiter der Ämter sehen es als Ehrensache, sicherzustellen, dass jeder Antragsteller seinen Antrag auch stellen kann. Dafür werden sie ihr Bestes geben. Für den Rücklauf der Anträge zeichnet sich ab, dass die Vorgehensweise landesweit nicht einheitlich sein wird. Das liegt daran, dass die Ämter für Landwirtschaft in die jeweilige landrätliche Verwaltung eingebunden sind, und jedes Landratsamt für sich entscheidet, wie im Einzelnen die Arbeit hinter den Kulissen, vor allem aber der Kundenverkehr abzuwickeln ist.
Da gibt es zum Einen die Vergabe von Einzelterminen an die Antragsteller. Diese können dann zum vereinbarten Zeitpunkt persönlich im Amt erscheinen, um den Antrag abzugeben und noch anstehende Fragen im persönlichen Gespräch zu erörtern. Dabei wird streng auf hinreichenden räumlichen Abstand zu den Mitarbeitern geachtet. Gefüllte Wartezimmer mit hoher Ansteckungsgefahr werden auf jeden Fall vermieden.
Kundenverkehr eingestellt – Eingangstür geschlossen
Die große Mehrheit der Landratsämter aber hat den Kundenverkehr eingestellt. Die Eingangstür bleibt bis auf Weiteres geschlossen. Die Landwirte wurden bereits aufgefordert, den kompletten Ordner „Anträge 2020“ auszufüllen, auf dem USB-Stick abzuspeichern und diesen per Post einzureichen oder auch in den Amtsbriefkasten einzuwerfen.
Wichtig dabei: Gemeinsam mit dem USB-Stick müssen alle ausgefüllten Seiten ausgedruckt und auf Papier samt dem unterschriebenen Datenträgerbegleitschein dem Stick beigefügt werden!
Die Unterlagen können auch per E-Mail eingereicht werden. Dabei müssen aber der unterschriebene Datenträgerbegleitschein und die Dateien aus dem Ordner „Anträge 2020“ kopiert und als Anhang der E-Mail beigefügt werden. Für die Bearbeitung gilt das gleiche Procedere wie beim postalischen Eingang.
Die gewohnte Ballung der Antragsabgabe in der Zeit nach Ostern sollte in diesem Jahr möglichst vermieden werden. „Zögern Sie nicht. Warten Sie nicht bis nach Ostern. Füllen Sie die Unterlagen am besten noch heute aus und geben Sie sie ab!“, bringt es einer auf den Punkt. Und hat im Hinterkopf, dass die Anzahl der ihm zur Verfügung stehenden Sachbearbeiter von jetzt auf gleich durch einen Infektionsfall deutlich vermindert werden könnte.
Corona erzwingt die räumliche Trennung der Mitarbeiter. Sollte ein Infektionsfall auftreten, werden alle Kontaktpersonen mit in Quarantäne geschickt. Blieben die Kollegen jetzt zusammen, würde ein ganzer Fachdienst von heute auf morgen lahmgelegt; und damit auch die Bearbeitung der Anträge.
Homeoffice ist jetzt das Gebot der Stunde
Das wäre aus Sicht der Antragsteller fatal. Um eine solche Situation zu vermeiden, ändert die Verwaltung daher zügig die Arbeitsabläufe, um für den Fall der Fälle gewappnet zu sein. Home-Office ist jetzt das Gebot der Stunde.
DZ – LW 13/2020
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