Kassenführung im Hofladen

Einige Punkte, worauf Betriebsprüfer besonders achten

Landwirtschaftsbetriebe mit Direktvermarktung haben oft auch erhebliche Barumsätze. Je nach Betriebsgröße werden die Einnahmen über die „Kasse des Vertrauens“– etwa bei Straßen- oder Feldverkauf – oder über elektronische Registrierkassen – wie bei Hofläden- oder Cafes – vereinnahmt. Auf was Landwirte hierbei nach dem Gesetz zur ordnungsgemäßen Kassen­führung achten müssen, erläutert Rechtsanwalt Henning Hüner.

Nur wenn der Landwirt erst spät am Abend vom Wochenmarkt zum Hof zurückkommt, darf die Führung des Kassenberichtes auch am nächsten Tag nachgeholt werden, in der Regel soll diese aber noch am selben Tag erfolgen.

Foto: Theresa Demski

Auch aus ökonomischer Sicht

Zur exakten Kassenaufzeichnung mittels Kassenbericht und Kassenbuch sind nach dem Gesetz die zur doppelten Buchführung angehaltenen Betriebe (Jahresumsatz über 500 000 Eu­ro; Wirtschaftswert über 25 000 Euro oder mehr als 50 000 Euro Gewinn erwirtschaftet) verpflichtet. Kleinere Betriebe, die ihren Gewinn durch ein Gegenüberstellen der Betriebseinnahmen über die Ausgaben ermitteln (Einnahme-Ãœberschussrechner oder „Schuhkartonlandwirte“), müssen hingegen grundsätzlich keinen Kassenbestand aufzeichnen, sie müssen lediglich am Ende des Tages einen „Kassensturz“ machen, indem sie die Bareinnahmen – Ausgaben berücksichtigen. Aber auch diese Landwirte sollten freiwillig aus betriebswirtschaftlicher Sicht, ein Kassenbuch führen, schon um einen besseren Ãœberblick über das „Geschäft“ zu haben.

Was gilt nun für die zur Kassenaufzeichnung verpflichteten Betriebe. Laut Gesetz kommt bei Bargeldgeschäften der Grundsatz der Einzelaufzeichnung zur Anwendung, das heißt bei jedem einzelnen Geschäftsvorfall sind die Gegenleistung, der Inhalt des Geschäfts und Name oder Firma des Vertragspartners, ähnlich einer Rechnung, aufzuzeichnen. Da dieser Grundsatz in einem Hofladen oder sonstigen Einzelhandelsbetrieben schlichtweg nicht praktikabel ist, gelten bestimmte Vereinfachungen. Die Anforderungen unterscheiden sich je nachdem, ob die Produkte über eine „offene Ladenkasse“ oder über eine elektronische Registrierkasse verkauft werden.

Das formal Aufwendigste ist der Verkauf über eine offene Ladenkasse, da hier die Kasseneinnahmen- und ausgaben in einem Kassenbericht vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet aufgezeichnet werden müssen. Wickelt man den Verkauf hingegen über eine elektronische Registrierkasse ab, spart man sich die Aufzeichnungen und muss nach Ladenschluss „lediglich“ den Tagesendsummenbon ausdrucken.

Tagesgeschäft ist aufzuführen

Laut Gesetz müssen Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich erfasst werden. Hiervon kann nur in ganz bestimmten Fällen abgewichen werden. Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn Kassengeschäfte nur nebenbei anfallen und einen verschwindend geringen Anteil am Umsatz ausmachen. Dies ist bei einem Hofladen nur selten der Fall. Ausnahmsweise können Kassengeschäfte auch am darauffolgenden Tag aufgezeichnet werden, wenn der geschäftliche Tagesablauf es nicht anders zulässt. Praxisrelevant ist etwa der Fall, wo der Landwirt erst spät abends vom Markt zurückkehrt. Hier kann die Führung des Kassenberichts auch unmittelbar am nächsten Tag nachgeholt werden, will man die gesetzlichen Vorschriften einhalten.

Hier heißt es aufzupassen: Die Betriebsprüfer erkennen einen unregelmäßig geführten Kassenbericht oder Kassenbuch sofort. Klare Indizien sind ein gleichmäßiges Schriftbild, der gleiche Kugelschreiber, ähnliche Wortwahl.

Ordnungsmäßigkeit des Berichts

Um sich von vornherein Ärger mit den Betriebsprüfern zu ersparen, sind bei der Erstellung des Kassenberichts bestimmte „Kniffe“ zu beachten. Zunächst sollten die Kassenbewegungen nach einem Schema erfasst werden: Ein Kassenbericht hat immer mit dem durch zählen ermittelten Kassenbestand bei Geschäftsschluss zu beginnen. Das ist bei vielen Kassenberichten mangelhaft. Dort wird einfach mit dem Kassenbestand zum Geschäftsschluss des Vortages begonnen. Werden dann die Betriebseinnahmen hinzugerechnet und die Betriebsausgaben abgezogen, unterstellen die Betriebsprüfer, wohl auch zurecht, dass der Kassenbestand lediglich rechnerisch ermittelt worden ist. Eine Kassenführung, die auf Kassenberichten nach einem derartigen Muster beruht, ist nicht ordnungsgemäß und kann deshalb jederzeit verworfen werden.

Zählen des Kassenbestands

Also sollte der Landwirt den Kassenbericht gleich nach Ladenschluss erstellen und das in der Kasse vorhandene Geld zu zählen. Die Summe ist als Ausgangsbetrag im Kassenbericht einzutragen, um die Richtigkeit des ausgewiesenen Bestan­des am Geschäftsschluss zu untermauern, und fügen Sie dem Kassenbericht zusätzlich täglich ein Zählprotokoll (siehe Muster) bei. Achten Sie darauf, dass das Zählprotokoll von demjenigen, der die Kasse führt, unter Angabe von Datum und Uhrzeit unterschrieben worden ist.

Aus der Uhrzeit soll hervorgehen, dass die Kasse tatsächlich nach Geschäftsschluss und nicht vorher aufgenommen/ausgezählt ist, um Tageseinnahmen unerfasst zu lassen. Auf solche Feinheiten achten Betriebsprüfer.

Nachdem das Geld gezählt und die Summe als Ausgangsbetrag in den Kassenbericht eingetragen ist, übernimmt man den Endbestand des Vortags betragsmäßig aus dem Kassenbericht des Vortages. Damit dokumentiert man die Vollständigkeit seiner Kassenberichte.

Die Betriebsausgaben, die Transite in die Hauptkasse, die Zuführung zur Bank, die Privatentnahmen und Privateinlagen müssen per Beleg nachgewiesen werden. Soweit Fremdbelege fehlen (zum Beispiel Kassenbon vom Einkauf im Baumarkt, Einzahlungsbeleg der Bank), sind Eigenbelege zu fertigen und von demjenigen, der die Kasse führt, mit Datumsangabe zu unterzeichnen.

Privateinlagen und Transfers aus und zur Bank werden von Betriebsprüfern intensiv kontrolliert. Oftmals weisen die Kassen hohe Tageskassenendbestände aus. Manchmal sind die Kassenbestände sogar unter 0 Euro. Beides ist auffällig und weist darauf hin, dass die Kasse lediglich rechnerisch geführt worden ist. Für Betriebsprüfer ergibt sich der Verdacht, dass der Ausweis erfolgt, um damit Kassenfehlbeträge zu verdecken. Entnahmen am Ende des Tages sind deshalb immer zu erfassen. Grundsatz: Die Kasse muss zu jeder Tageszeit „kassensturzfähig“ sein.

Üblich ist es, im Laufe des Tages oder kurz vor Ladenschluss Beträge an die Bank abzuführen. Auch die hierüber anfallenden Fremdbelege und eigenen Aufzeichnungen gehören zur ordnungsgemäßen Kassenführung und sind hierfür aufzubewahren.

Kassenbuch umfasst Berichte

Neben dem Kassenbericht ist auch ein Kassenbuch zu führen. Während der Kassenbericht eine komprimierte Darstellung der Kasseneingänge- und Ausgänge darstellt, wird im Kassenbuch der komplette Geldverkehr des jeweiligen Geschäftstages aufgezeichnet und erfasst. Der Kassenbericht ersetzt somit nicht die Führung eines Kassenbuchs. Das Kassenbuch hat eine Einnahmen- und Ausgabenseite. Auf der Einnahmenseite werden die laufenden Geschäftseinnahmen getrennt nach dem Netto- und dem Umsatzsteuerbetrag aufgezeichnet. Auf der Ausgabenseite werden die Ausgaben getrennt nach dem Netto- und Vorsteuerbetrag erfasst. Das Kassenbuch kann in Form eines gebundenen Buches oder auf einzelne Blätter geführt werden. Empfehlenswert ist, sich in einem Buchhandel ein gebundenes Exemplar für wenige Euro zu erwerben. Zur Überprüfung der Vollstän­digkeit der einzelnen Blätter des Kassenbuches, auch bei gebundenen Exemplaren, empfiehlt sich die fortlaufende Nummerierung der Blätter.

Registrierkasse nutzen

Will man sich den mit der Führung des Kassenbuches und des Kassenberichts zusammenhängenden Verwaltungsaufwand ersparen, sollte anstatt einer „offenen Ladenkasse“ eine elektronische Registrierkasse genutzt werden. Diese gibt es oft schon für wenig Geld im Bürohandel und erleichtert den Tagesablauf erheblich. Die Registrierkassen erfassen alle einzelnen Kasseneinahmen und -ausgaben. In der Regel haben sie mehrere Speicher, auf denen die Umsätze nach unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen gesammelt werden können. Die Speicher lassen sich abfragen. Ãœber die Abfragen werden Berichte in Form von Belegen ausgedruckt (sogenannte Z-Abfragen). Weil mit dem Bericht die jeweilige Tagessumme ausgegeben wird, wird die Z-Abfrage auch als Tagesendsummenbon bezeichnet.

Z-Abfrage und Dokumentation

Zur Dokumentation der täglichen Kassenbewegungen sind die Z-Abfragen täglich nach Ladenschluss zu machen. Die Abfra­geberichte der Registrierkassentypen enthalten dabei neben den Tagesendsummen, Angaben über die Tagesumsätze, Stornierungen und Retouren, Zahlungsart (bar, Scheck, EC-Karte), Kundenzahl, Uhrzeit des durchgeführten Z-Abschlages und nicht zuletzt der Name des Geschäfts. Wegen der Dokumentationswirkung der Z- Abfrage ist es auch hier wichtig, dass die Z-Abfrage täglich gemacht wird und vor allem vollzählig ist. Bestehen etwa Lücken in der fortlaufenden Nummerierung, besteht ein erheblicher Mangel in der Kassenführung.

Dreh- und Angelpunkt beim Nutzen moderner Bürotechnik ist deshalb die lückenlose Aufbewahrung sämtlicher Berichte der Registrierkassen. Hierfür hat die Finanzverwaltung Regularien aufgestellt, die auch streng angewendet werden.

Anleitung und Programmabruf

Diese Aufbewah­rungspflichten gelten zum einen für die Berichte der Kassen selbst (Z-Abschlag), – diese sollten der Einfachheithalber an den Kassenbericht geheftet werden – aber auch für die zur Registrierkasse gehörenden Organi­sationsunterlagen, die Bedienungsanleitung und die Programmabrufe. Beides ist bei der Betriebsprüfung vorzulegen. Hintergrund: Die Finanzverwaltung will sicherstellen, dass die Kassen nicht manipuliert werden können. Die allgemeine Aufbewahrungsfrist beträgt 10 Jahre.

Achtung: Können die Unterlagen nicht vorgelegt werden, ist das Finanzamt verpflichtet, die Besteuerungsgrundlage zu schätzen.

Die Uhrzeit der Z-Abfrage ist für Betriebsprüfer auch wichtig. Sie gleicht, ähnlich wie beim Kassenbericht, die Uhrzeiten der Z-Abfrage mit den Geschäftszeiten ab. Wurden Z-Abfragen vor Geschäftsschluss durchgeführt, folgern Betriebsprüfer, dass die Einnahmen bis zum Ladenschluss fehlen. Im Zeitalter der elektronischen Datenverarbeitung reicht es im Übrigen nicht mehr aus, die Unterlagen nur in ausgedruckter Form vorzuhalten. Darüber hinaus müssen digitale Unterlagen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen. Ist die komplette Speicherung aller steuerlich relevanten Daten nicht innerhalb des Geräts möglich, müssen die Daten unveränderbar und maschinell auf einem externen Datenträger gespeichert werden.

Typische Fehler in der Praxis

Häufige Fehler sind:

• Die Kassen werden nur rechnerisch geführt; Zählprotokoll fehlt.
• Jederzeitige Kassensturzfähigkeit ist nicht gewährleistet.
• Die in den Kassenberichten aufgeführten Kassenbestände beinhalten nicht das in der Kasse befindliche Hartgeld, vielfach werden nur glatte Euro-Beträge eingetragen.
• Erhaltene Schecks werden bei Entgegennahme wie Bargeld behandelt und nicht gesondert aufgezeichnet.
• Bei Registrierkassen wird verzichtet, die Kon­trollstreifen aufzubewahren.
• Aus dem Erscheinungsbild der Kassenberichte oder anderen Umständen ergibt sich, dass keine zeitnahe Eintragung erfolgt ist (wie beispielsweise gleichmäßiges Schriftbild, gleicher Kugelschreiber).
• In Hofcafes werden bei den Einnahmen aus Familienfeiern, Betriebsveranstaltungen keine Einzelaufzeichnungen vorgenommen.

Keinen Grund für Misstrauen geben

Zusammenfassend lässt sich festhalten, dass auch bei Bargeschäften der Grundsatz gilt, „nur wer schreibt, der bleibt.“ Der Landwirt sollte deshalb – auch für seine betriebliche Einnahme-Ãœberschussrechung – und besonders exakt zur Buchführung ein übersichtlich und laufend geführtes Kassenbuch samt Kassenbericht für seine Bargeschäfte führen. Bei mehreren Standorten bildet er am besten aus den dort geführten Unterkassen jeweils ein Tagessaldo und übertragt diesen in den Kassenbericht. Der Einfachheit halber nutz er eine Registrierkasse, in der man den Namen des Betriebs und den Verkaufsstandort einprogrammieren kann. Vergessen sollte man nicht den täglichen Ausdruck des Tagesendsummenbons und diese vollständig aufzubewahren. Nur so können ab Hof vermarktende Landwirt ihr Bargeschäfte transparent gestalten und den Betriebsprüfern keinen Anlass zum Misstrauen geben.