Unterlagen aufheben oder vernichten?
Aufbewahrungsfrist zwei Jahre: Kaufbelege, Kassenbons, Quittungen versetzen Kunden in die Lage, Reklamationen innerhalb der Gewährleistungs- oder Garantiefrist problemloser durchzusetzen. Bei Internetkäufen sind Rechnungen manchmal separat auszudrucken und dienen als Nachweis. Da Kaufbelege über Registrierkassen heutzutage ausschließlich auf Thermopapier gedruckt werden, das sehr schnell verblasst, ist es ratsam, diese zu kopieren – vor allem bei größeren Haushaltsanschaffungen. Rechnungen im Zusammenhang mit einem Hausbau sind fünf Jahre aufzuheben, denn so lange gilt hier die Gewährleistungsfrist.
Aufbewahrungsfrist drei Jahre: Unterlagen über bezahlte Rechnungen, wie Kontoauszüge und Quittungen bei Barzahlungen, sind mindestens drei Jahre aufzuheben. Denn solange gilt die generelle Verjährungsfrist bei Alltagsgeschäften. Innerhalb dieser Frist – die jeweils am Ende des Jahres der Entstehung des Anspruchs beginnt – können Ansprüche geltend gemacht werden. Anhand von Kontoauszügen oder Quittungen kann man nachweisen, dass Rechnungen bezahlt wurden. Der Weg zur Bank wird gespart; Auszüge für die letzten zehn Jahre können zwar reproduziert werden, das ist allerdings teuer.
Immobilienkauf- und Darlehensverträge sollte man besser nicht wegwerfen. Dies sind Dokumente, mit denen man möglicherweise auch später rückwirkende Ansprüche durchsetzen kann. Gerichtsurteile bewirken immer wieder, dass auch lang erledigte Fälle nach einer Überprüfung einen Vorteil für Kunden ermöglichen.
Aufbewahrungsfrist zehn Jahre: Steuerunterlagen von Selbständigen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden, während Angestellte diesbezüglich nichts aufbewahren müssen. Werbungskostenbelege können nach erteiltem Steuerbescheid entsorgt werden. Jedoch sind Rechnungen, die privaten Grundbesitz betreffen, gemäß Umsatzsteuergesetz zwei Jahre aufzubewahren und auf Verlangen den Steuerbehörden vorzulegen.
Rentenunterlagen, Versicherungspolicen und gesundheitsbezogene Dokumente sollte man dauerhaft aufbewahren. Viele Banken bieten für eine relativ geringe Gebühr ein Schließfach an, in das diese Unterlagen sicher eingelegt werden können. Eine Fotokopie der Originale behält man bei sich zu Hause.
Holger F. Bey